Die E-Rechnung einfach erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Das bedeutet: Ein Computer kann alle wichtigen Angaben direkt auslesen, zum Beispiel Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz und Lieferant. Niemand muss die Daten mehr abtippen.

Ein normales PDF sieht für uns wie eine Rechnung aus, ist für den Computer aber nur ein Bild des Dokuments.

Nein. Nicht der Weg zählt, sondern das Format. Eine PDF, die du per E-Mail bekommst oder verschickst, gilt seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung im Sinne der Pflicht. Sie zählt als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.

Eine E-Rechnung kann aber ganz normal per E-Mail ankommen, als Anhang. Entscheidend ist, was im Anhang steckt.

In Deutschland gibt es zwei übliche Formate:

Die Pflichtangaben sind im Kern dieselben wie bei jeder Rechnung, zum Beispiel Name und Anschrift beider Seiten, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz. Sie stehen nur zusätzlich in einer festen, maschinenlesbaren Struktur.

• Hängt an der Mail eine XML-Datei (Dateiendung .xml), ist es meist eine XRechnung.
• Eine PDF kann ZUGFeRD sein. Das sieht man ihr nicht an. Ob eine E-Rechnung gemeint ist, erfährst du am sichersten vom Lieferanten oder aus dem Mailtext.
• Im Zweifel fragst du kurz beim Lieferanten nach, in welchem Format seine Rechnung kommt.

Alle Unternehmen in Deutschland, seit dem 1. Januar 2025, auch kleine Betriebe und Kleinunternehmer. Dafür gibt es keine Übergangsfrist.

Zum Empfangen genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Es muss nach Angabe des Bundesfinanzministeriums kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein.

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen und kommt in Stufen:

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht nur der Anteil, den du an Unternehmen verkaufst.

Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatpersonen und normale Kassenbons an Gäste sind davon nicht betroffen.

Außerdem gibt es Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Die dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.

• Eingehende Rechnungen: Von Lieferanten, zum Beispiel Großhandel, Getränkelieferant oder Dienstleister. Diese Rechnungen kommen künftig immer häufiger als E-Rechnung bei dir an.
• Ausgehende Rechnungen: Rechnungen über 250 Euro an Unternehmen, zum Beispiel für Firmenfeiern, Catering oder Veranstaltungen.

• Ein E-Mail-Postfach haben, in dem E-Rechnungen ankommen können.
• Die E-Rechnung im Originalformat aufbewahren. Nur ausdrucken oder als Bild ablegen reicht bei einer E-Rechnung nicht.
• Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Wie lange und wie genau, klärst du mit deinem Steuerberater.

Zum Empfangen reicht anfangs ein Postfach. Um eine XRechnung lesbar anzusehen, brauchst du ein Programm oder einen Viewer. Viele Buchhaltungsprogramme können das, und viele Steuerberater übernehmen das für ihre Mandanten.

Zum Ausstellen brauchst du ein Rechnungsprogramm, das E-Rechnungen im richtigen Format erzeugt. Frag bei deinem Steuerberater, deinem Kassen- oder Buchhaltungsanbieter nach, ob das schon enthalten ist.

Wer nach Ablauf der Übergangsfristen trotz Pflicht nur eine normale Rechnung ausstellt, begeht damit eine Ordnungswidrigkeit. Außerdem kann eine nicht richtig ausgestellte Rechnung steuerliche Probleme machen, zum Beispiel beim Vorsteuerabzug deines Geschäftspartners. Das lässt du dir am besten von deinem Steuerberater genau erklären.

• Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen nicht ausstellen, aber empfangen können.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
• Rechnungen an Privatpersonen und an Kunden im Ausland.

Beim Bundesfinanzministerium unter bundesfinanzministerium.de. Dort stehen die Schreiben zur Einführung der E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025. Auch dein Steuerberater und deine IHK helfen dir weiter.